توضیحات
این نرم افزار به منظور تعریف و مدیریت یک سیستم کدینگ برای مستندات یک سازمان طراحی شده است. بر اساس این نرم افزار می‌توان مستندات مختلف برای واحدهای مختلف را تعریف، کد دهی و مدیریت کرد. این نرم افزار بر اساس مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) و برنامه نویسی VBA تهیه شده است و هیچگونه پسوردی برای آن در نظر گرفته نشده است. بنابراین شما به راحتی امکان استفاده از تمامی امکانات ابزار اکسل و ایجاد تغییرات در آن را دارید.
همچنین در بسیاری از سازمان‌ها مستندات در یک پورتال که تنها می‌توان آنها را بر اساس کد مشاهده کرد قرار داده می‌شوند و بسیاری از کارمندان در پیدا کردن فرم‌ها و مدارک مدنظر خود به همین دلیل مشکل دارند. از این نرم افزار می‌توان به عنوان یک راهنمای پیدا کردن مستندات نیز استفاده کرد. بر این اساس می‌توان نام مدرک را در سلول‌های تعبیه شده وارد کرده و کد مدرک را مشاهده کرد و برعکس.
برای اینکه بتوان مستندات یک سازمان را به درستی مدیریت کرده و تحت کنترل قرار داد و همچنین به راحتی به آنها دسترسی پیدا کرد، نیاز است تا یک سیستم کدهی استاندارد تعریف شود. مسئول تعریف یک سیستم کدینگ در سازمان واحد تضمین کیفیت، مدیریت کیفیت بر اساس سیستم مدیریت اطلاعات سازمانی است. سیستم کددهی دارای استاندارد تعریف شده بین المللی نیست بنابراین هر سازمانی می‌توان سیستم کدینگ خود را داشته باشد، اما در این نرم افزار سعی شده یک سیستم کدگذاری که در اکثر سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد تعریف شود.
از امکانات این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ایجاد کد برای هر مدرک و سند سازمانی بر اساس استاندارد از پیش تعریف شده (بر اساس واحد، نوع، عنوان و نسخه سند)
امکان بازیابی و ویراش اطلاعات
امکان تغییر در نسخه (ورژن) مدرک در هنگام بروز رسانی مدارک
امکان ویراش اطلاعات سند و قرار دادن توضیحات
امکان استفاده از تمامی ابزارها اکسل و توسعه بیشتر نرم افزار
