مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business process Management) که به اختصار BPM گفته می‌شود، رشته‌ای است که بر بهبود عملکرد شرکت بر اساس مدیریت و بهیه سازی فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد. این رشته دارای نام‌های مختلفی همچون، بهبود فرآیندها، بهینه سازی فرآیندها، مدیریت سیستم‌ها و روش‌ها دارد و سعی دارد تا با شناسایی فرآیندهای موجود در کسب و کار، بررسی نقاط ضعف و قدرت آنها، بررسی و بازنگری فرآیندها موجب بهبود عملکرد سازمان شده و بر این اساس زمان و هزینه تولید یا خدمت رسانی را کاهش داده و نیز کیفیت، رضایتمندی (کارکنان و مشتریان) و سود را افزایش دهد.

فرآیند مجموعه ای از فعالیت‌ها است که یک یا چند نوع ورودی را گرفته و یک خروجی که دارای ارزش برای مشتری است را ایجاد می‌کند. بر خلاف دیدگاه تمرکز بر محصول، که تاکید بر چه چیز تولید شود دارد، فرآیند تاکید زیادی بر چگونگی انجام کار در یک سازمان دارد. بنابراین یک فرآیند ترتیب انجام فعالیت‌ها در زمان و فضا با یک شروع و پایان مشخص است و ورودی‌ها و خروجی‌ها را به طور شفاف تعریف می‌کند: یک ساختار برای اقدامات.

گام های اصلی مدیریت فرآیندها:

طراحی مدل: 

تعریف: شناخت فرآیندهای موجود در سازمان و طراحی فرآیندهای مناسب که باید انجام شوند.

ابزارها: طبقه بندی فرآیندها، ترسیم و قابل مشاهده سازی فرآیندها، تهیه دستورالعمل‌ها، روش های اجرای ،قوانین سازمان و ...

مزایای: ایجاد نظم در کارهای سازمان، مشخص شدن مشکلات اصلی و اساسی که به علت وجود حجم های زیادی کاری از دید پنهان مانده‌اند. شناخت مشکلات بین فرآیندی و بین واحدی موجود و از بین بردن آنها و ...

توسعه و آزمودن (مدلسازی):

تعریف: تعریف فرآیندهای موجود در سازمان بر اساس فعالیت‌ها، منابع (انسانی و مواد) و هزینه‌ها، که بر اساس آنها نحوه انجام کار فرآیند تحت شرایط مختلف قابل تعیین خواهد بود.

ابزارها: مطالعه زمان و حرکت (Time and motion study)، مدیریت منابع (Resource Management)، مدیریت هزینه‌ها (Cost Management) و ...

مزایا: شناخت انواع هزینه ها اجرایی از قبیل زمان، منابع (انسانی و مواد)، نقدی و ... برای انجام تجزیه و تحلیل های مختلف در راستای ایجاد بهبود و ...

اجرا:

تعریف: انجام انواع اقدامات لازم برای اجرایی کردن طرح ها و مدل های بدست آمده.

ابزارها: مکانیزه سازی فرآیندها، دورنی سازی قوانین و دستورالعمل‌ها، در دسترس قرار دادن امکانات مورد نیاز، ایجاد دانش و فرهنگ سازمانی مناسب، ایجاد روش های مدیریتی صحیح و مناسب.

مزایا: حرکت در جهت پیشرفت و تعالی سازمان

تجزیه و تحلیل و بهبود:

تعریف: تعریف رویه ایجاد بهبود در سازمان برای استفاده از خروجی‌های مدیریت فرآیندها برای عملی سازی بهبودها، اقدامات اصلاحی و حرکت در جهت ارتقای. و تعالی سازمان.

ابزارها: استفاده از ابزارهای ایجاد خلاقیت و نو آوری همانند توفان مغزها، نمودارهای علت و معلول و ...

مزایا: حرکت در جهت ارتقا و تعالی سازمان

کنترل:

تعریف: بررسی، ردگیری، مشاهده و انجام اقدامات کنترلی برای حصول اطمینان از انجام فعالیت‌ها، تعیین مشکلات و محدودیت‎ها، شناسایی نقاط بهبود و تعریف اقدامات اصلاحی مناسب.

ابزارها: تعریف شاخص‌ها عملکردی، کلیدی و استراتژیک، کنترل آماری و نمودارهای کنترلی، ایجاد داشبوردهای مدیریتی و ...

مزایا: نظارت بر عملکرد سازمان، تعیین و شناسایی ضعف‌ها، مشکلات، کمک به تصمیم گیری سریع تر و ...

برخی از معروف ترین رویکردها و مدل‌های مدیریت فرآیند:

استاندارد ISO9001

مدل EFQM (European Foundation for Quality Management)

مدل طبقه‌بندی فرآیندهای APQC (American Productivity and Quality Center)

استاندارد BPMN (Businesses Process Model and Notations)

رویکرد شش سیگما

رویکرد مدیریت کیفیت جامع (TQM)

تولید ناب (Lean Manufacturing)

اهم مهارت‌های این حوزه:

تفکر سیستمی

شناسایی فرآیندها

مدل سازی فرآیندها

طراحی فرآیند

تحلیل فرآیندها

تحلیل داده‌ها

توانایی ایجاد تهسیل در کارها

اندازه گیری عملکرد

مدیریت نقش‌ها و تصمیمگیری

مدیریت تغییر

مدیریت پروژه

مهارت‌های فنی در حوزه کاریی